不動産業務の効率化とは？ルーティン作業を減らして売上アップする方法

人手不足やデジタル化の流れが加速する昨今、不動産業界においても「業務効率化」は避けて通れない課題となっています。依然としてアナログなルーティンワークや属人化した業務体制が残る現場では、対応の遅れが自社の競争力低下に直結しかねません。

本記事では、不動産業務の効率化が必要とされる背景や具体的なメリット、非効率な業務を改善する方法についてわかりやすく解説します。業務負担を減らして営業活動に専念したい方は、参考にしてみてください。

DXが進む現代においても、不動産業界は「アナログ」な業務形態が根付いているといえます。現状のままでは、さまざまなリスクが考えられるため、適切な改善を行うことが重要です。業務効率化が必要な理由とメリットを解説します。

不動産業界は、複雑な業務内容や高齢化などの理由から、依然として「アナログな業務形態が根強い」といえます。とくに、営業活動は担当者の経験や人脈に依存（属人化）する傾向にあり、ノウハウが個人に蓄積されてしまいがちです。

日常的なルーティンワークのなかでは、ペーパレス化やクラウド化が進んでいないケースも多く、データ入力や管理に膨大な時間を費やしています。また、ファックスでのやり取りや手書きの日報作成など、煩雑で手間のかかる商習慣も長時間労働を助長する要因です。

このような非効率な業務プロセスが、効率化の大きな足かせとなっています。

不動産業界で業務効率化が必要とされる背景には、主に以下3つの要因があります。

1. 人手不足の深刻化
   日本では、生産年齢人口（働ける15～64歳までの年齢層）の減少が見込まれているため、非効率な業務はデメリットでしかありません。
2. 競争力の低下
   データやAIの活用を行う不動産会社がいるなかで、アナログかつ非効率な業務に固執していると、顧客満足度やシェア率などの競争力を奪われるリスクがあります。
3. 属人化のリスク
   属人化（担当者に依存している状態）が定着すると、特定の担当者がいなければ業務に支障をきたすリスクが高まります。

業務効率化を図ることで、不動産会社は多くのメリットを得られます。たとえば、以下のようなメリットがあります。

• 事務処理や情報整理といった手作業の負担が軽減する
• 手作業にかかっていた時間を営業や商談などに割ける
• よりスピーディーな顧客対応が可能になる
• ペーパレス化により各種書類の管理が楽になる
• 人件費や事務用品費などの経費削減につながる
• 顧客満足度とサービス全体への信頼感向上につながる　など

早期から業務効率化に取り組むことで、企業価値や競争力の向上へとつながるでしょう。

これまで時間がかかっていた非効率な業務を、いかにして効率化させられるかが、今後の売上に大きく影響します。ここでは、業務効率化の具体的な方法を3つご紹介します。

まずは、物件登録やHP更新の業務効率化を行いましょう。不動産会社が抱える非効率な業務の一つに、複数のポータルサイトや自社HPに物件情報を登録する業務があります。物件数が多くなるほど、登録するだけで大きな負担になるでしょう。

この業務負担を軽減するためには、物件連動システムの活用が有効です。物件情報を一つのシステムに入力するだけで、複数のポータルサイトや自社HPへ一括掲載できます。手作業による重複入力や掲載漏れを防ぎ、物件登録・更新にかかる時間を大幅に短縮できるため、営業担当者はコアな業務に時間を割けるようになります。

顧客ニーズの多様化や迅速さが求められるなかで、追客・対応の業務効率化は急務といえます。顧客の追客・対応に有効なシステムは、SFA（営業支援システム）です。SFAに顧客情報や過去の商談履歴、対応状況などを集約させて可視化すれば、属人化の解消に役立ちます。

また、生成AIを活用したチャットボットの導入を行えば、特定の問い合わせに24時間体制で自動応答できます。このような対策を行えば、人手不足のなかでも顧客満足度を向上させることが可能です。営業担当者は問い合わせ対応にかかる時間を削減し、より質の高い商談に集中できます。

業務の属人化を防ぎ、組織全体の業務効率化を実現するには、情報共有とタスク管理のデジタル化が必要です。SFAやクラウドツールを導入することで、物件情報・顧客情報・案件の進捗状況・担当者のタスクといった情報を一元管理できます。

個別の担当者に依存していた情報やノウハウが共有・可視化されることで、属人化の解消に役立ちます。また、誰でも必要な情報にアクセスできるようになり、担当者・チームごとの連携や確認がスムーズになるでしょう。

株式会社ラルズネットが運営する「不動産連合隊」では、業務効率化を実現できる機能が備わっています。また、業務効率化だけではなく、反響獲得や集客力アップにも効果的です。不動産連合隊の魅力について深堀りしていきます。

不動産連合隊が提供する物件登録システム「ラルズマネージャー」は、業務効率化を実現するために、さまざまな機能を提供しています。主な人気機能は、以下のとおりです。

【直感的な登録画面】
ラルズマネージャーの大きな特徴は、物件登録の時短を追求した直感的な登録画面です。ほぼクリックだけで完結するため、入力作業の手間を軽減できます。

【AIらくらく物件コメント】
時間と手間がかかりがちな物件コメント作成は、「AIらくらく物件コメント」による自動生成機能の活用がオススメです。ターゲット別のコメントも、手間なく作成してくれます。

【その他】
写真の登録・編集も専用ソフトを必要とせず、ドラッグ＆ドロップでの一括登録後、明るさ調整や切り抜きといった編集まで同一画面内で完了できます。物件情報の準備にかかる時間が大幅に短縮されるでしょう。

また、物件登録の状況に応じてシステムが改善点を自動提案する「高品質登録ができる自動アドバイス機能」も搭載されており、効率化と同時に反響率向上に貢献します。そのほか、下記の機能も利用できます。

• やるべきことを教えてくれる「アドバイスボード」
• 登録物件からすぐに行えるチラシ作成
• CG家具配置によるホームステージング（オプション）

不動産連合隊は、地域に特化して展開されているため、大手ポータルサイトよりも地域に特化した集客力が強みです。不動産連合隊の主な人気機能は、以下のとおりです。

【HP連携】

物件詳細ページ上に自社HPへの直リンクを無料で設置できるため、連合隊経由で自社HPの閲覧数や認知度を高めることが可能です。

【地域特化型バナー広告】

特定の地域に絞ったバナー広告が出せるため、自社がターゲットとするエリアからの認知度アップに貢献してくれます。

【物件リクエスト＆売却査定依頼】
「こんな物件探してほしい！」「この物件売りたい！」といった顧客からの声が自動で届く「物件リクエスト＆売却査定依頼機能」が搭載されており、効率的な見込み客獲得と追客をサポートします。

【ラルズアド（オプション）】
反響を最大化するためのオプションサービスとして「ラルズアド」があります。成約したい物件を連合隊の目立つ場所に掲載することで、他社の情報に埋もれにくくする仕組みを提供しています。

不動産連合隊は、これまでに3,000社以上の不動産会社に導入されています。地域特化型ポータルサイトとして、地方または新たなエリアに進出する不動産会社の心強い味方になってくれるでしょう。ここでは、不動産連合隊を活用した成功事例をご紹介します。

不動産の業務効率化を成功させるには、ポイントを理解しておく必要があります。業務効率化を成功させるためのポイント3つを解説するので、意識しながら実践してみてください。

業務効率化の取り組みを成功させるには、経営者が目的と対象業務を明確に示しましょう。単にシステムを導入するのではなく、「業務効率化を通じて何を変えたいのか」という目的を全社で共有することが重要です。

そのうえで、現在の業務プロセスやデータの流れを可視化し、無駄や属人化といった課題がどこにあるのかを正確に把握しましょう。目的と課題が明確になれば、自動化や標準化を進めるべき対象業務が絞り込まれ、リソース配分の最適化による業務効率化を実現しやすくなります。

業務効率化につながるツールの定着には、現場で働く社員の意見を反映させることが重要です。ITスキルに乏しいスタッフがいる可能性を考慮し、直感的かつわかりやすいデザインであるかを確認し、使い勝手を検証しましょう。さらに、外出先からでも顧客情報や物件資料を確認できるモバイル対応は必須です。

また、現場の社員がAIやデジタル技術を理解して活用できるように、研修やOJTを優先的に実施しましょう。ツールを活用できる人材が社内で育成できれば、業務効率化が加速するでしょう。

業務効率化を成功させるには、小さな成功体験を積み重ねながら段階的に進める「スモールスタート」が有効です。中小不動産会社の場合、顧客対応や物件案内といった「日常業務の一部」から、ツールを導入して業務効率化していきましょう。たとえば、問い合わせ履歴の自動記録や情報共有を行うことで、顧客対応の属人化を防ぐことが可能です。

社内の理解と関心が高まった後は、業務プロセスの標準化やデータの統合、生成AI活用による付加価値の創出を目指しましょう。スモールスタートで段階的にステップを踏むことで、一過性で終わらない体制が確立されます。

不動産業界（とくに地方）は、デジタル化の遅れによる非効率なルーティンワークにより、競争力の低下や属人性の解消につながりにくい状況です。人手不足も叫ばれるなかで、いかに業務効率化を進められるかが重要です。

デジタル化による業務効率化は、このような構造的課題を解消し、企業価値を高める最大のチャンスといえます。物件連動システムや生成AIなどの活用を通じて、「業務負担の軽減」と「顧客対応の質・スピードの向上」を同時に実現できるでしょう。

営業担当者が商談に集中できるようになれば、成約数の増加や新規顧客獲得に直結します。業務効率化が加速して定着すれば、長期的な売上アップと競争力強化へつながるでしょう。業務効率化に役立つ機能を備えた「不動産連合隊」の活用も、選択肢の一つとして検討してみてください。

業務効率化ツール（SFA、クラウドサービスなど）は、中小不動産会社こそ積極的に導入すべきです。まずは、クラウド型の営業管理ツールなどで顧客対応や情報共有の一部をデジタル化し、属人化を防ぐことから始めましょう。コスト負担を抑えつつ、業務効率化のメリットを実感できます。

業務効率化の取り組みにおける最初のステップは、「現状の課題」と「ボトルネックがどこにあるか」を見える化することです。見える化することで、導入すべきツールの種類や対象業務を特定できます。そのうえで、影響範囲の小さい業務から着手する「スモールスタート」を実践しましょう。

導入したツールが現場に定着しない最大の原因は、「ツール導入＝業務効率化」と誤解し、業務フローや組織文化を変えないまま進めてしまうことです。定着させるための対策としては、導入目的を明確にしたうえで、業務内容に適した直感的に操作できるツールの選定です。さらに、社員のスキルアップにつながる実践的な研修の実施も、効果的な対策になるでしょう。

まずは、紙書類の電子化から進めるのが基本です。現在は、重要事項説明書や契約締結時書面などの交付も、電磁的方法による交付（電子化）が可能になっています。ペーパレス化を進めるには、電子契約システムを導入することが有効です。また、営業活動や管理業務においては、SFAやクラウドツールを導入し、データを一元的に管理することでペーパーレス化を加速できます。