家賃督促状の文例・テンプレート集｜正しい書き方や送付タイミングまで解説

家賃督促状は、ただ形式的に送るだけでは十分な効果を発揮しません。重要なのは、状況に応じた文面作成と送付のタイミングを見極めることです。これを押さえることで、賃貸管理の効率化や入居者との不要なトラブルを防ぐことにつながります。

本記事では、現場で活用できる家賃督促状の文例（テンプレート）や、送付に最適なタイミングなどを具体的に解説します。読み終える頃には、家賃督促状をより効果的に運用するための実践的な知識が身についているでしょう。

家賃督促状は、支払い通知を行っても入金が確認できない場合に送付するのが基本です。一般的な家賃督促の流れは、以下のとおりです。

支払い通知 → 家賃督促状 → 催告書 → 法的手続き

このように、家賃督促状は「第2ステップ」に位置づけられます。そのため、単なる入金忘れではなく、滞納の可能性が高まった段階で送るのが適切と言えるでしょう。

家賃督促状の送付タイミングが早すぎれば、入居者との信頼関係を損なう恐れがあります。逆に、遅すぎれば回収が難しくなるリスクが高まります。

家賃督促状を送るまでの具体的な日数は法律で決まっていません。一般的には、通知で示した支払い期日を過ぎても入金がない場合、翌日から1週間以内を目安に家賃督促状を発送するのが適切です。

なお、次のようなケースでは、より早めに家賃督促状を送付することを検討すべきでしょう。

• 通知をしても連絡がつかない

• 家賃滞納が繰り返される

• 家賃滞納が複数月にわたって続いている

次に、家賃督促状と、その前後に位置する「支払い通知」と「催告書」との違いを整理してみましょう。各ステップの目的を正しく理解すれば、家賃督促状が果たす役割がより明確になり、家賃督促の業務を効率的に進められるようになります。

家賃督促の通知とは、入居者が家賃を支払っていないときに最初に行う「支払いを促す軽いアナウンス」のことです。強い表現ではなく、あくまで確認の意味合いで行うのが基本です。入居者との信頼関係を維持するためにも、丁寧でソフトなコミュニケーションを心がけましょう。

【通知の特徴】

• 早めの連絡が大事
  滞納が発生した直後（例：数日内など）の段階で行うのが一般的です。家賃督促は「初動の早さ」が回収の成否を分けます。

• 柔らかいトーンで
  この段階では「支払い忘れ」や「入金日の勘違い」であるケースも多いため、強い表現や圧力を感じさせる言葉は避けましょう。

• 連絡手段を使い分ける
  電話やメール、SMS、LINEなど、入居者の年代や生活スタイルに応じて手段を選ぶと効果的です。

家賃督促状は、通知を行っても支払いが確認できない場合に送付する「正式な書面」です。オーナーや管理会社が、証拠を残しながら入居者に支払いを求める重要なステップです。

【家賃督促状の特徴】

• 通知より強い意味を持つ
  軽い確認の意味合いが強い通知に比べ、家賃督促状は次のステップである「催告書」や「法的手続き」に進む前段階にあたります。

• 法的手続きの際の証拠になる
  家賃督促状を内容証明郵便で送付すれば、「支払いを正式に求めた事実」を残せます。万が一、裁判などに発展した場合にも有効な証拠として活用できます。

• 複数回送ることもある
  家賃督促状は、状況によって2回、3回と複数回送付することもあります。回数を重ねるごとに文面を段階的に厳しくすることで、入居者に支払いを促す効果が期待できます。

※家賃督促状を1回送付した後、催告書に進むケースもあります。

催告書は、家賃督促状を送っても入金が確認できない場合に発行する「最終段階の書面」です。民法では、賃貸借契約を解除するために「相当の期間を定めた催告」が必要とされており、催告書はその要件を満たす重要な役割を担います。

【催告書の特徴】

• 強い警告の意味を持つ
  「このまま支払いがなければ、契約解除や法的手続きに移行する」と明確に伝えることが不可欠です。

• 法的手続き直前のステップ
  催告書は、裁判や契約解除に進む際の「支払いを求めた証拠」となるため、文面は厳格かつ具体的に作成する必要があります。

• 内容証明郵便で送付するのが一般的
  送付日や文面を証明できるため、裁判・調停の際に証拠となります。

【注意点】

催告を経ずに契約解除できる場合もあります。たとえば、契約書に無催告解除特約があり、かつ入居者の重大な背信行為によって信頼関係が破壊されていると認められる場合です。ただし、「1か月程度の滞納は原則、無催告解除事由に該当しない」とする（公社）全日本不動産協会の解説もあるため、特約があっても必ずしも有効とは限らない点に注意しましょう。

参照：

新日本法規｜第1  賃貸借契約の解除・解約

（公社）全日本不動産協会｜賃貸相談

ここでは、賃貸管理の現場ですぐに活用できる、家賃督促状の文例を3パターンご用意しました。

1. 初回送付用：基本的な家賃督促状
2. 2回目送付用：法的手続きを示唆する家賃督促状
3. 最終通知用：最終期限を強調する家賃督促状

なお、家賃督促状を必ず3回送付する必要はありません。入居者の状況や滞納の深刻度、自社の方針などに応じて、送付回数や文面をアレンジしてください。

初回の家賃督促状では、強い表現や威圧感を与える文言は避けましょう。入居者が「うっかり忘れていた」「振込日を勘違いしていた」といったケースも少なくありません。

また、すでに入金済みである可能性も考慮し、その場合には「行き違いの際はご容赦ください」といった一文を添えるのが効果的です。こうした配慮が、入居者との信頼関係を保ちながら円滑に回収を進めるポイントとなります。

〇〇年〇月〇日

〇〇〇〇様

（ご住所）

〇〇不動産株式会社

（住所・連絡先）

【未払い家賃のお支払について】

拝啓　時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

さて、○年○月分の家賃についてお支払いの確認が取れておりません。お忙しい中とは存じますが、下記のとおり、お支払いいただきますようお願い申し上げます。

敬具

■物件名：○○○マンション ○○号

■所在地：○○県○○市○○　○○−○○−○○

■未払い家賃：○年○月分　○○,○○○円（家賃○○,○○○円、共益費○,○○○円）
■支払い期限：○年○月○日まで
振込先：○○銀行○○支店　普通預金　口座番号○○○○○○○

※お振込みに際しての手数料につきましては、恐れ入りますがお客様のご負担にてお願い申し上げます。

なお、すでにお支払いいただいている場合は、本状と行き違いになりました失礼をお詫び申し上げます。ご不明な点がございましたら、下記までご連絡ください。

以上

この段階では遅延損害金の発生についても明記し、法的根拠となる契約書の条項を示すことが考えられます。なお、損害金については民法419条1項で、「債務者が遅滞の責任を負った最初の時点における法定利率によって定める（引用：e-Gov法令検索）」と規定されています。一方で、入居者の経済状況に配慮し、相談の機会も設けることで、円満解決の可能性を残しておくことが大切でしょう。

〇〇年〇月〇日

〇〇様

（ご住所）

〇〇不動産株式会社

（住所・連絡先）

【未払い家賃のお支払について】

拝啓　時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

さて、○年○月分の家賃につきまして、○月○日にご案内させていただきましたが、本日現在お支払いの確認が取れておりません。

つきましては、下記期日までに必ずお支払いくださいますようお願いいたします。

敬具

■物件名：○○○マンション ○○号

■所在地：○○県○○市○○　○○−○○−○○

■未払い家賃：○年○月分　○○,○○○円（家賃○○,○○○円、共益費○,○○○円）
■遅延損害金：○,○○○円（年○%）
■合計金額：○○,○○○円
■最終期限：○年○月○日

振込先：○○銀行○○支店　普通預金　口座番号○○○○○○○

※お振込みに際しての手数料につきましては、恐れ入りますがお客様のご負担にてお願い申し上げます。

上記期日までにお支払いいただけない場合、やむを得ず法的手続きを検討せざるを得ません。賃貸借契約書の第○条に基づき、契約解除や建物明渡しの手続きに移らざるを得ない場合もございます。

お支払いが困難な事情がございましたら、まずはご相談ください。

以上

強めの家賃督促状では、滞納期間と未納総額などを明確に示し、契約書に基づく法的根拠を具体的に記載することが重要です。さらに、連帯保証人への請求を行う旨を明示することで、入居者に事態の深刻さをしっかりと認識させられます。ただし、家賃督促状の目的は「支払いを促すこと」であるため、最後まで「相談の機会」を設けておくことも大切でしょう。

〇〇年〇月〇日

〇〇様

（ご住所）

〇〇不動産株式会社

（住所・連絡先）

【家賃滞納に関する最終通知】

○年○月分からの家賃滞納について、これまで再三にわたりお支払いをお願いしてまいりましたが、いまだお支払いいただけておりません。

■物件名：○○○マンション ○○号

■所在地：○○県○○市○○　○○−○○−○○

■滞納期間：○年○月分～○年○月分（○か月間）
■滞納総額：○○○,○○○円（家賃計○○,○○○円、共益費計○,○○○円）
■遅延損害金：○○,○○○円（年○%）
■合計金額：○○○,○○○円

振込先：○○銀行○○支店　普通預金　口座番号○○○○○○○

※お振込みに際しての手数料につきましては、恐れ入りますがお客様のご負担にてお願い申し上げます。

本通知到達後○日以内にお支払いいただけない場合、賃貸借契約書第○条および民法541条に基づき、賃貸借契約の解除手続きを開始いたします。

契約解除後は建物の明渡しを求めることとなり、法的手続きによる強制執行も検討せざるを得ません。また、連帯保証人様への請求もあわせて行います。

最終期限：○年○月○日 午後5時まで

なお、本件に関してご相談がございましたら、上記期限内に必ずご連絡ください。

家賃督促状を発送する際は、以下のポイントを確認することをおすすめします。入居者との関係悪化を防ぎつつ、将来的に法的手続きに進む際の証拠としても活用できます。

1. 事前通知は十分に行ったか

まずは、電話・メール・SNSなどの連絡手段で家賃滞納を解消する努力をしましょう。いきなり家賃督促状を送ると、不要なトラブルを招く恐れがあります。

2. 入金確認を正確に済ませたか

社内の処理遅れや記録ミスが原因で「支払い済みなのに家賃督促状が届いた」という事態を避けるため、金融機関の入出金明細を再度チェックしましょう。

3. 発送方法と記録は適切か

家賃督促状を裁判などで証拠として用いたいなら、「内容証明郵便＋配達証明付き」による送付がベストです。普通郵便を利用する場合でも、発送日時の控えや文書のコピーは必ず残しておきましょう。

4. 支払い期限の設定は妥当か

支払い期限を短く設定しすぎると、不当とみなされる場合があります。「どれくらいの支払い期限を設ければいいか」については決まりはありません。一般的には5〜14日程度を「相当な期間」として設定することが多いようですが、状況に応じて調整が必要な点に留意しましょう。

5. 送付後の対応体制は整っているか

家賃督促状を発送した後に入居者から問い合わせが入る可能性もあります。社内で連絡窓口や対応フローを共有しておくことで、スムーズに応対できます。

6. 家賃督促状の文面は適切か

未払い額・支払い期限・今後の対応方針などの情報を正確に記載しましょう。また、威圧的な表現は避け、冷静かつ事務的なトーンを心がけることが、紛争防止につながります。
※「家賃督促状の文面は適切か」については、記事後半で詳しく解説します。

家賃督促状の文例を利用する場合でも、実際には入居者の状況やトラブルの経緯に応じて一部の表現を調整するケースが少なくありません。だからこそ、家賃督促状に盛り込むべき基本的な項目と、ふさわしい文面のポイントを押さえておくことが大切です。このことを理解していれば、文例をカスタマイズしても、効果的かつ適切な家賃督促状を作成できます。

家賃督促状に以下の7つの項目を漏れなく盛り込むことで、形式的にも実務的にも有効な文面を作成できます。

家賃督促状で最も避けるべきなのは、感情的な表現です。相手を追い詰めるような言葉は、トラブルを深刻化させる要因となりかねません。以下のポイントを押さえると、効果的かつ法的にも有効な文章になります。

1. 冷静で事務的なトーン

感情的・攻撃的な表現は避け、あくまで事務連絡の延長として伝えましょう。

2. 簡潔でわかりやすい表現

長文や専門用語を多用すると、借主が理解しづらくなります。必要な情報を端的に示すことが大切です。

3. 事実ベースの記載

未払い額・支払い期限・振込先など、客観的な事実を正確に記載しましょう。

4. 法的リスクを意識

将来的に証拠となるため、曖昧で誤解を招くような表現は避けましょう。

5. 今後の展開を示す

「今後、法的手続きに移行する可能性があります」といった形で、“可能性”を示すにとどめるのが適切です。断定的すぎる表現は避けましょう。

前述の「家賃督促状に適切な文章」をもとに、「望ましい表現」と「避けるべき表現」をまとめてみました。家賃督促状を作成する際の参考にしてください。

家賃督促状は通常郵便で送るのが一般的ですが、効果がなかった場合には「内容証明郵便」で送る方法もあります。ここでは、内容証明郵便を使う際の特徴や注意点を整理します。

【内容証明郵便とは？】

郵便局が「誰が・いつ・どのような内容の文書を送ったか」を公的に証明してくれるサービスです。文面は郵便局に保管され、裁判などで証拠として利用できます。

【メリット】

• 家賃督促を行った事実と内容を第三者に証明できる

• 滞納者に心理的なプレッシャーを与え、支払いを促しやすい

• 将来の法的手続きにおいて証拠になる

【デメリット】

• 通常郵便より手間とコストがかかる

• 入居者との関係が悪化し、解決が難しくなる可能性がある

• 文面に誤りや不適切な表現があると、そのまま証拠として残ってしまう

【注意点】

内容証明郵便自体には法的な強制力はありません。そのため、家賃督促状を内容証明郵便で送っても、必ずしも支払いが実現するとは限らないことを理解しておきましょう。

参照：郵便局｜内容証明 ご利用の条件等

家賃督促状を再三送付しても支払いがない場合、対応には大きく4つの選択肢があります。状況に応じて段階的に進めましょう。

1. 催告書の送付

家賃督促の最終的な書面として「催告書」を送ります。これは契約解除や法的手続きの直前段階にあたるため、内容証明郵便で送付して証拠を残すのが基本です。

2. 保証人への督促

連帯保証人がいる場合は、その方にも支払い義務があることを説明し、督促を行います。ただし、個人の連帯保証には民法465条の2に基づく極度額が必要で、請求はその範囲内に限られる点に留意しましょう。

参照：e-Gov法令検索

3. 賃貸借契約の解除

催告書を送っても支払いが一定期間なければ、契約解除の準備を進めましょう。賃貸借契約の解除には、民法541条に基づき「相当の期間を定めた催告」が原則として必要です。信頼関係が破壊されているかどうかで総合的に判断しましょう。

参照：（公社）全日本不動産協会｜賃貸相談

4. 未払い家賃の回収手続き

未払い分を取り戻すための法的な手続きには、以下の方法があります。

・少額訴訟：60万円以下の請求なら、比較的短期間で解決可能

・調停：裁判所を通じて話し合いで解決を目指す方法

・通常訴訟：高額や複雑なケースに向いている選択

家賃滞納者への対応は、家賃督促状を送付するタイミングや文面で結果が変わる可能性があります。本記事では、実務ですぐ使える家賃督促状の文例を紹介し、送付の流れや通知・催告書との違いを整理しました。さらに、内容証明郵便を活用するメリットや、未払いが続く場合の対応方法も解説しました。

不動産会社のご担当者が家賃督促状の基本を理解することで、無用なトラブルを避けながら円滑な回収が可能になります。冷静かつ事務的な対応を心がけ、オーナーと入居者の双方が納得できる解決を目指しましょう。

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インターネット上で紹介されている家賃督促状の文例は、そのまま使用するのではなく、入居者の状況や滞納の経緯に合わせて調整することが重要です。たとえば、初回送付では柔らかい表現を用い、再送時には法的手続きを示唆するなど、段階に応じた使い分けが効果的です。

家賃督促状に盛り込むべき必須項目は、作成日・宛先・差出人・物件情報・未払い額・支払い期限・振込先などです。利用する家賃督促状 文例にこれらが不足している場合は、追記しましょう。これらを網羅していることで、将来的に法的手続きへ発展した場合でも、証拠として有効な家賃督促状になります。

初回の家賃督促状は普通郵便でも十分です。一方、「滞納が複数の月に及んでいる」「家賃滞納の常習者である」といったケースでは、早い段階で内容証明郵便で送付することも検討しましょう。送付事実と文面を公的に証明でき、法的な証拠として有効になります。ただし、内容証明自体に強制力はなく、支払いを必ず実現できるものではありません。